Mỗi người đều có 24h một ngày, nhưng giá trị của chúng là khác nhau. Nếu bạn biết cách quản lý thời gian hiệu quả thì năng suất làm việc sẽ cao hơn. Và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tận hưởng cuộc sống…Hãy cùng Rew MarTech tìm hiểu cách quản lý thời gian hiệu quả với Ma trận quản lý thời gian Eisenhower nhé,

Quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Như các bạn đã biết, thì việc quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể. Chi tiết từng bước một cho đến khi hoàn thành mục tiêu đề ra.

Thời gian là có hạn, vậy nên bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng của bạn càng trở nên hiệu quả.

Sự hiệu quả này được đánh giá dựa trên kết quả công việc bạn làm, không tính thời gian bạn hoàn thành nhanh hay chậm.

Trước khi đi vào cách quản lý thời gian hiệu quả dựa trên công thức / ma trận quản lý thời gian bạn cần xác định rõ một vài vấn đề quan trọng sau đây

Tìm hiểu thêm: Cách Làm Việc Hiệu Quả Với Phương Pháp Pomodoro từ A – Z

Tại sao phải quản lý thời gian trong công việc?

Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đạt được nhiều thành tựu trong công việc lẫn cuộc sống cá nhân.

Vậy tại sao có người làm việc gấp nhiều lần bạn, cũng có những người làm việc bằng một nửa bạn? Bí quyết ở đây là cách của mỗi người khác nhau.

Giúp bạn tăng hiệu suất làm việc!

Quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên. Bạn sẽ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nên hoàn thành trước, từ đó tăng hiệu quả công việc

Khi có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ tránh việc lãng phí thời gian và năng lượng. Tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học

Quản lý thời gian tốt giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

Giúp bạn giảm áp lực…

Việc thiếu kĩ năng quản lý thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực. Gián tiếp đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời lượng suy xét…

Ngược lại, nếu bạn kiểm soát thời gian tốt, bạn không những tránh được áp lực “deadline”. Mà còn đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có nhiều thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề

Giảm thói quen xấu, tạo động lực hành động

Giúp bạn hạn chế những thói quen xấu như trì hoãn trong công việc. gây tác hại khôn lường cho cá nhân và tập thể nơi cá nhân bạn làm việc

Quản lý thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực để bắt tay thực hiện những dự án lớn. nhờ kế hoạch đã được vạch ra với mục tiêu rõ ràng và thời gian biểu chính xác

Mẹo quản lý thời gian thông minh

Một vài bước gợi ý:

• Liệt kế và sắp xếp các hạng mục ưu tiên nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng dựa trên mục tiêu và định hướng công việc và cuộc sống của bạn
• Đo lường, ước lượng thời gian cần để hoàn thành những công việc được đề ra.
• Lập kế hoạch chi tiết, xác định thứ tự ưu tiên làm việc mỗi ngày.
• Tiến hành thực hiện, bám sát kế hoạch đặt ra.

Mỗi bước quản lý thời gian trên đều có những công cụ, kỹ thuật, kỹ năng hỗ trợ để hình thành nên quy trình quản lý thời gian. phù hợp với tính chất công việc và cuộc sống của mỗi người

Việc cần làm là biết dùng các công cụ để hỗ trợ cho quá trình quản lý thời gian hiệu quả..

Quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian (Pareto Principle)

Quy tắc này chắc hẳn nhiều người đã qua, đây là một quy luật dựa theo nghiên cứu của một nhà kinh tế người Ý. Có tên là Perato và sau đó được mở rộng ra nhiều lĩnh vực như kinh doanh, sản xuất, quản lý thời gian

Về cơ bản, quy tắc 80/20 cho rằng: 80% output (đầu ra/ kết quả/ hậu quả) được tạo ra bởi 20% input (đầu vào/ đóng góp/ hành động)

Quy tắc 80/20 áp dựng vào việc quản lý thời gian, nếu cho rằng 80% thành quả công việc của mình được tạo ra bởi 20% thời gian làm việc hiệu quả. Bạn có thể theo dõi xem 20% thời gian đó rơi vào thời điểm nào trong ngày. ở hoàn cảnh nào, được làm với chu trình nào

Từ đó, bạn có thể mô phỏng lại và mở rộng 20% thời gian hiệu quả nhất này để nâng cao hơn nữa thành quả lao động của mình

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower (The Eisenhower Matrix)

Một trong những cách tốt nhất để đặt lựa chọn và ưu tiên cho to-do list của mình là phân chia nó theo ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower được lấy theo tên người nghiên cứu ra chúng. Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, còn có tên gọi khác là ma trận quản lý thời gian. Phương pháp quản lý thời gian của ông được gọi là ma trận Eisenhower.

Kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp thời gian biểu hợp lý trong ngày, hoàn thành tốt nhiệm vụ công ty mà vẫn ổn định cuộc sống cá nhân. Trong đó ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả được nhiều người sử dụng.

Ma Trận này là một mô hình gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp, Không khẩn cấp, Quan trọng, Không quan trọng

• Quan trọng và khẩn cấp (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Bản chất của chúng ta là ưu tiên các nhiệm vụ khẩn cấp. Khi chúng ta biết thời hạn sắp đến, bộ não phản ứng của chúng ta bắt đầu hoạt động. Chúng ta sẽ dồn hết tâm sức để hoàn thành một việc gì đó đơn giản vì nó khẩn cấp; và sau khi hoàn thành. Não bộ sẽ được thưởng một lượng dopamine ngắn cho những nỗ lực đó khiến chúng hưng phấn. Nhưng khi điều đó mất đi, chúng ta nhận ra rằng chúng tôi đã dành cả ngày để làm những việc không thực sự quan trọng

Một trong những câu nói nổi tiếng của ông là “most things which are urgent are not important, and most things which are important are not urgent.”. Dịch ra nghĩa là “hầu hết những điều khẩn cấp đều không quan trọng và hầu hết những điều quan trọng đều không khẩn cấp”

Cách sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể tự tin áp dụng cho những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch trong ngày. Đừng quên, bạn sẽ áp dụng nó với bộ mẫu quà tặng của mình ở bên dưới bài viết này!

1. Quan trọng và khẩn cấp

Đây là những việc mang tính ngắn hạn, bạn không thể không làm ngay lập tức. Nếu bạn không làm ngay những việc này thì chắc chắn bạn sẽ “thất bại”. Ví dụ như đến hạn chót của một công việc nào đó, bài thi ngày mai, hàn gắn một mối quan hệ vừa mới đổ vỡ.

Ở cấp độ này, những công việc phải được ưu tiên làm trước gồm:

• Sự việc không đoán trước được: Bệnh tật, các cuộc gọi quan trọng, cuộc họp khẩn cấp,…
• Sự việc đoán trước: Các cuộc họp đã lên kế hoạch từ trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới.
• Sự việc do trì hoãn cận kề ngày deadline: báo cáo, kiểm tra, thuyết trình,…

Những việc loại 1, loại 2 chúng ta thường không tránh được. Riêng đối với loại thứ 3, ta có thể giảm thiểu bằng cách chuyển chúng sang cấp độ 2. Tuy nhiên, lời khuyên dành cho bạn là nên loại bỏ thói quen này để giảm áp lực.

2. Quan trọng và không khẩn cấp

Những việc mang tính chiến lược, dài hạn và quan trọng sẽ được xếp vào nhóm 2. Đó có thể là lên kế hoạch của tuần, tháng, năm… học hỏi, rèn luyện thể lực, xây dựng và củng cố mối quan hệ…

Những việc này có thể không có được kết quả ngay nhưng nếu xét về lâu dài thì nó lại mang lại những lợi ích to lớn và bền vững. Hãy đầu tư phần nhiều thời gian vào nhóm công việc này.

Bạn nên dành nhiều thời gian sắp xếp chúng hợp lý để hoàn thành công việc. Những việc này thường không khẩn cấp nhưng sẽ giúp bạn tích lũy được kinh nghiệm và đạt kết quả mong muốn

Nếu bạn đang làm việc Nhóm 2 và các công việc Nhóm 1 xuất hiện thì hãy hoàn thành các công việc Nhóm 1 trước. Hãy giải quyết việc Nhóm 2 sau khi đã giải quyết xong Nhóm 1.

3. Khẩn cấp và không quan trọng

Những việc không quan trọng thì chắc chắn sẽ là những việc bạn không cần để tâm quá nhiều. Đó là những việc như trả lời điện thoại, mail, tin nhắn… không cần thiết; sinh nhật, đám cưới của người bạn không thân thiết… Giải pháp cho bạn là hãy giao phó cho người khác và quan trọng là bạn phải giao phó cho đúng người

Bỗng một ngày những công việc ập đến nhưng chúng chẳng quan trọng, điều này khiến bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Nếu không thể hoàn thành được, bạn hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự.

4. Không khẩn cấp và không quan trọng

Đây là những việc tối kỵ với những người thành công, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa, khác biệt gì lớn. Cách tốt nhất là bạn nên gạt bỏ nó. Cụ thể hơn là những việc như chơi game, lướt facebook, xem phim… quá nhiều mà chẳng mang lại lợi ích nào.

Nếu bạn làm chúng để thư giãn thì không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn dành nhiều giờ để làm nó. và nói rằng đó là thư giãn thì bạn cần xem xét lại có phải bạn đang “thư giãn” hay là “thỏa mãn cơn nghiện” của mình

Bạn hãy tự đặt ra câu hỏi cho bản thân như: Liệu xem cái này có giúp ích được gì cho mình không? Chơi game có giúp mình học giỏi hơn không? Hay mình có nhất thiết phải xem bộ phim này không?

Bạn có thể tham khảo cách phân bổ thời gian phù hợp với 4 cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower như sau:

• Nhóm 1: ~15% – 20%
• Nhóm 2: ~60% – 65%
• Nhóm 3: ~10% – 15%
• Nhóm 4: < 5%

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả (The Eisenhower Matrix)

Bạn cảm thấy Stress vì bị Deadline dí? Lúc nào bạn cũng bận rộn, không có thời gian để giao lưu bạn bè, gia đình hay làm việc này việc kia? Bạn sẽ mãi như thế dù cho có thay đổi bất cứ công việc nào đi chăng nữa.

Nhưng đừng lo vì với công cụ mà mình gửi tới bạn đó chính là Ma trận quản lý thời gian

Giúp bạn sắp xếp công việc một cách hợp lý để có một công việc dễ dàng như mơ, thoát khỏi cơn ác mộng Deadline

Với mong muốn giúp đỡ các doanh nhân trẻ tinh gọn, tối ưu hóa quá trình quản trị. Mình đã thiết kế bộ template Google Sheet Ma Trận Quản Lý Thời Gian chuyên nghiệp trong thời đại chuyển đổi số,

Công cụ Ma trận quản lý thời gian tuyệt vời này sẽ giúp bạn:

Phân loại được nhóm công việc nào là “Quan trọng” và đối chiếu với mức độ “Khẩn cấp” mà công việc đó được bạn đánh giá,

Sau khi điền một loạt Danh sách các nhiệm vụ và công việc của bạn, và đánh giá các Nhiệm vụ / Công việc trên theo 04 cấp độ như trên,

Ma trận sẽ tự động sắp xếp các Nhóm công việc theo 04 ô: “Quan trọng – Gấp”, “ Quan trọng – Không gấp”, “Không Quan trọng – Gấp”, “Không Quan trọng – Không Gấp“

Từ đó bạn dễ dàng lựa chọn thứ tự ưu tiên và loại bỏ các nhóm công việc không cần thiết trong ngày

Đây là công cụ này có tác dụng hiệu quả ở mọi thời đại cho các nhà quản trị và quản lý. (Có hướng dẫn sử dụng)

Và nếu bạn quan tâm đến bộ mẫu công cụ này đừng quên để lại comment bên dưới để mình gửi tặng nhé,

Bước tiếp theo

Trên đây là những thông tin liên quan đến quản lý thời gian và cách sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả mà mình muốn chia sẻ đến bạn. Mong những thông tin trên trong bài viết sẽ giúp ích cho bạn.

Nếu thấy bài viết này hữu ích, giúp ích được bạn điều gì trong cuộc sống hãy để lại comment bên dưới cho mình được biết nhé

Đừng quên chia sẻ bài viết này cho người thân, bạn bè, đồng nghiệp của bạn. Vì rất có thể họ cũng đang cần đến những phương pháp này đó!