Phương pháp Pomodoro là cách tốt nhất để tránh bị áp lực về thời gian do công việc, học tập, hay thậm trí Stress. Mỗi ngày đều trôi qua như vậy và bạn chưa biết cách để có thể tập trung với hiệu suất tối đa, đạt được hiệu quả cao trong công việc mà nhiều người đều mong muốn?
Từ nay bạn sẽ không cần phải chịu đựng bất cứ áp lực nào về thời gian. Một khi bạn biết làm thế nào để tập trung làm việc hiệu quả với phương pháp quả cà chua Pomodoro.
Đây là những gì bạn sẽ khám phá trong bài viết này:
Cụ thể, bạn sẽ tìm hiểu phương pháp Pomodoro là gì? Tại sao đây lại là phương pháp làm việc hiệu quả…?
Bạn cũng sẽ tìm ra cách áp dụng phương pháp này vào cuộc sống. Và nhưng ứng dụng giúp bạn thực hành phương pháp này được tốt hơn…
Tất cả đều có trong bài viết này, không cần giới thiệu thêm. Hãy cùng Rew MarTech bắt đầu thảo luận về Cách làm việc hiệu quả với phương pháp quả cà chua Pomodoro này nhé!
Phương pháp Pomodoro là gì?
Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập.
Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục,
Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.
Để có thể tập trung làm việc hiệu quả, sáng tạo và thậm chí không mệt mỏi, rất nhiều người đã áp dụng phương pháp Pomodoro (phương pháp “quả cà chua”)
Tìm hiểu thêm: Cách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Với Ma Trận Eisenhower
Mình cũng may mắn biết đến nó và ngay lập tức áp dụng vào cuộc sống hằng ngày cũng như công việc. Kết quả thực sự tuyệt vời và tối ưu…
Nhưng lý do tại sao bạn nên sử dụng phương pháp này ngay hôm nay thì hãy cùng mình tìm hiểu nhé!
Lý do nên sử dụng phương pháp Pomodoro
Sự mất tập trung sẽ khiến chúng ta lãng phí rất nhiều thời gian. Nhiều người mất cả ngày mà không thể hoàn thành công việc đơn giản lẽ ra chỉ cần giải quyết trong 1h đồng hồ.
Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng khi chúng ta đang làm 1 việc gì đó mà có việc khác xen vào (VD như nghe điện thoại, check mail, hay lướt Facebook…).
Bộ não cần ít nhất 15 phút để có thể quay trở lại mạch suy nghĩ, tiếp tục tập trung vào công việc chính,
Đặc biệt hơn là với trẻ em, có quãng thời gian chú ý ngắn hơn người lớn!
Nếu sử dụng thời gian thiếu khoa học, bạn sẽ mãi rơi vào vòng luẩn quẩn…
Sử dụng phương pháp Pomodoro bạn sẽ:
- Bạn sẽ rất nỗ lực để hoàn thành yêu cầu của công việc trong khoảng thời gian hữu hạn.
- Bạn sẽ phải loại bỏ sự gián đoạn hoặc tìm cách xử lý nó mà không ảnh hưởng đến việc tập trung giải quyết nhiệm vụ chính/ cần thiết của mình. Bạn biết quy tắc 80/20 chứ?
- Bạn sẽ ước tính được các nỗ lực cần thiết cho từng hoạt động. Nó sẽ giúp bạn kiểm soát, quản lý thời gian và tối ưu hóa công việc.
- Bạn sẽ tìm cách để tối đa hóa hiệu quả công việc trong 1 Pomodoro.
- Bạn sẽ cài đặt thời gian biểu của mình một cách khoa học. Kỹ thuật này cho phép bạn giới hạn thời gian, tạo động lực hoàn thành các công việc. Bởi vậy bạn sẽ có thời gian vui chơi, tận hưởng cuộc sống trọn vẹn.
Nhưng nó có thực sự phù hợp với bạn không? Hãy cùng tìm tiếp tục tìm hiểu.
Phương pháp tập trung Pomodoro dành cho ai?
Phương pháp Pomodoro này thực sự hiệu quả đối với những bạn làm việc:
- Môi trường văn phòng
- Môi trường giáo dục (Học tập)
- Nhà phát triển
- Nhà thiết kế
- Nhà tiếp thị
- Sáng tạo nội dung
- Người viết sách
- Biên tập viên
- Ứng dụng & Lập trình
- Nhà báo
- …
Phương pháp này yêu cầu mọi người thực sự tập trung nên nếu bạn đang những công việc mà nó không thực sự đòi hỏi sự tập trung cao độ;
Ví dụ bạn đang làm những công việc ở ngoài trời như quan hệ công chúng, khách hàng, đối tác…
Hay bạn làm bất cứ công việc gì liên quan đến hoạt động bên ngoài thì phương pháp này không thực sự hiệu quả (Vì không thể cứ 25 phút mình lại dừng lại và…).
Vì vậy nếu bạn đang làm những công việc ở bên ngoài hay không đòi hỏi sự tập trung cao độ thì bạn cần phải có những hệ thống khác,
Những hệ thống có thể đo lường được sự hiệu quả, năng suất làm việc của mình mà không phải qua Pomodoro.
Mặc dù đây là một phương pháp mà không thể áp dụng được với tất cả mọi người trong mọi tình huống. Nhưng đối với mình và trong công việc của mình thì đây là một phương pháp cực kỳ tuyệt vời;
Vậy nếu bạn đang làm những công việc cần sự tập trung cao độ. Hãy cùng mình tìm hiểu cách làm việc hiệu quả với phương pháp này nhé!
Làm thế nào để áp dụng phương pháp Pomodoro hiệu quả
Như vậy để tập trung vào một công việc đang làm với tần suất cao thì phải như thế nào để có thể đạt được hiệu quả công việc tốt và luôn duy trì ở mức độ cao, vậy nên người ta đã sử dụng Pomodoro…
Chuẩn bị cho Pomodoro
Để đảm bảo chu trình Pomodoro của mình được tốt nhất thì trước khi bạn đặt đồng hồ 25 phút thì bạn cần biết chắc chắn là mình dùng thời gian này để làm việc gì?
Thông thường một ngày bạn chỉ nên đặt ra 3-5 đầu việc quan trọng nhất mà bạn muốn thực hiện nhất trong ngày hôm đó,
Sau đó quy đổi những đầu việc này ra Pomodoro nhé…
Ví dụ: Bạn phải đọc sách chẳng hạn, thì bạn sẽ áng chừng việc đọc sách này trong vòng bao lâu (25 phút = 1 Pomodoro – 50 phút = 2 Pomodoro)
Cứ như thế mình sẽ tính toán thời gian theo đơn vị đo của Pomodoro.
Đây là cách giúp bạn kiểm soát được rõ hơn trong quá trình mà mình áp dụng theo phương pháp Pomodoro
Nguyên tắc cơ bản của phương pháp làm việc hiệu quả
- Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro
- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó
- Trong các khoảng thời gian nghỉ (5 phút – 15 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy thư giãn nghe nhạc, uống nước, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook, Tiktok, Mail… Vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi
Khó khăn khi áp dụng phương pháp Pomodoro
Những khó khăn có thể dễ thấy nhất trong quá trình áp dụng phương pháp này là sự phiền nhiễu hay sao nhãng…
Loại bỏ những khó khăn này là điều không hề đơn giản bạn nên dành thời gian để luyện tập sự tập trung. ngay cả khi không cần đến phương pháp Pomodoro.
Mẹo: Sự tập trung là thứ có thể rèn luyện và mình thường luyện tập nó bằng cách:
- Lên kế hoạch cho những công việc tiếp theo
- Không gian là yếu tố quan trọng
- Nghe nhạc khi làm việc
- Viết ra những suy nghĩ gây xao nhãng/ mất tập trung
- Stop làm việc đa nhiệm
- Thiền định/ Khí công
- Luyện tính kiên nhẫn
Hãy nhớ: Gián đoạn là kẻ thù cho sự tập trung!
Con người thường có xu hướng dành thời gian để suy nghĩ tại sao họ không muốn làm 1 việc gì đó, hoặc lo lắng thành phẩm cuối cùng không có sự hoàn hảo. Cách tốt nhất để vượt qua vấn đề này là loại bỏ sự chần chừ chỉ đơn giản là bắt đầu
Thử thách lớn nhất bạn phải vượt qua là bạn phải quyết định phải tiến tới nó là một động lực tạo đà cho bạn.
Kỷ luật để thành công
Làm sao giữ cho mình một kỷ luật thép khi trong khi ứng dụng Pomodoro?
Hãy bắt đầu bằng cách đánh răng, nghe có gì đó sai sai ở đây nhỉ. Nhưng điều đó là sự thật.
Để giữ kỷ luật để giải quyết 40 Pomodoros mỗi tuần với năng suất cao, nó bắt đầu bằng một công việc đơn giản đó là quyết định chải răng thường xuyên.
Trước đây thực sự mình đã hẹn giờ khi đánh răng và mất khoảng 79s để chải răng :)) và tự nhủ với mình: Nếu tôi không thể dùng 79s để hoàn thành một việc gì đó làm sao tôi có thể hoàn thành những công việc lớn hơn được.
Mình nhận ra rằng chúng ta phải tập thói quen xây dựng lộ trình Pomodoro cũng giống như lộ trình xây dựng cơ bắp của mình đều đặn, từng bước nhỏ, thường xuyên và liên tục.
Ứng dụng làm việc hiệu quả với phương pháp Pomodoro
Bạn đã đọc đến đây, không cần loay hoay vì đã có một vài công cụ được đề xuất để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn tăng năng suất hơn trong quá trình học tập và làm việc.
Hơn nữa những công cụ Pomodoro này có sẵn các phiên bản trên tất cả thiết bị của bạn từ Window, Mac, IOS hay Android.
Focus To-Do
Focus To-Do là một ứng dụng đa năng, không chỉ cho phép bạn làm chủ thời gian làm việc với đồng hồ Pomodoro mà còn hỗ trợ lên danh sách việc cần làm trong ngày.
Mỗi tuần hoặc mỗi tháng Focus To-Do sẽ gửi cho bạn một bản báo cáo chi tiết giúp bạn đánh giá và kiểm soát tiến độ làm việc của bản thân.
Trong bản báo cáo sẽ gồm thời gian làm việc của từng ngày số giờ đã làm công việc đó, so sánh năng suất của các ngày với nhau. Đếm số việc đã hoàn thành và số việc còn dang dở… và hơn thế nữa, đây là ứng dụng mình sử dụng từ khi biết đến phương pháp này.
Tính năng nổi bật:
- Đồng hồ Pomodoro giúp tăng hiệu suất làm việc với chu kỳ làm và nghỉ khoa học.
- Task Manager với các tính năng như sắp xếp việc cần làm theo thứ tự ưu tiên thiết lập deadline, đếm số thời gian đã làm,… cho phép bạn quản lý công việc một cách hiệu quả
- Báo cáo chi tiết tiến độ hàng tuần, hàng tháng giúp bạn dễ dàng kiểm soát công việc của mình.
- Chế độ nâng cao Strict Mode chặn thông báo từ ứng dụng khác gây xao nhãng trong quá trình làm việc.
- Mô phỏng âm thanh quen thuộc ở lớp học, quán cà phê, thư viện hay tiếng mưa rơi, tiếng sóng biển giúp tạo nên không gian làm việc thoải mái.
- Dễ dàng đồng bộ với các thiết bị khác như điện thoại, máy tính bảng, máy tính, laptop…
Khi bạn nút Start, app sẽ tự động chạy một set thời gian gồm 4 chu kỳ, mỗi chu kỳ có 25 phút tập trung và 5 phút nghỉ (quy tắc 25/5) Sau 1 chu kỳ sẽ có một khoảng nghỉ dài tầm 10-15 phút để bạn khởi động lại bản thân…
Tải về: Window / Mac OS / IOS / Android
PomoDone
PomoDone là một ứng dụng tăng năng suất toàn diện. App cho phép bạn đồng bộ các công việc từ ứng dụng khác vào để tiện lợi cho việc quản lý.
Ngoài ra, PomoDone còn được tích hợp trên Extension cho phép bạn làm việc trên nhiều nền tảng thiết bị mà vẫn đảm bảo năng suất tối đa với quy tắc 25/5.
Nếu bạn đang lo lắng việc dễ bị xao nhãng khi làm trên nhiều thiết bị thì PomoDone sẽ hỗ trợ ngay chức năng chặn các website khiến bạn bị phân tâm.
Tính năng nổi bật:
- Đồng bộ tất cả các task trên các ứng dụng khác giúp bạn hạn chế di chuyển qua lại giữa các ứng dụng khi làm việc
- Điều chỉnh thời gian nghỉ và làm việc để đạt hiệu quả cao nhất.
- Phân loại các task theo thứ tự ưu tiên giúp bạn không bị trễ deadline.
- Tích hợp trên Google Extension giúp bạn giải quyết công việc trên nhiều thiết bị.
Tải về: Window / Mac OS / IOS / Android
Focus Booster
Focus Booster là một app được viết ra để dành cho những freelancer hay các agency khi app hỗ trợ phân loại các dự án, công việc theo tên khách hàng,
Mọi chu kỳ Pomodoro mà bạn thực hiện đều được lưu trữ trên một thời gian biểu mà bạn có thể dễ dàng truy cập và chỉnh sửa.
Đặc biệt hơn cả là khi hoàn thành dự án bạn có thể dễ dàng xuất thời gian biểu ra dưới dạng CSV và gửi cho khách hàng. Để họ nắm rõ các khoản chi phí, đồng thời cũng giúp bạn lưu trữ các dữ liệu cho các dự án về sau.
Tĩnh năng nổi bật:
- Phân loại công việc, dự án theo tên từng khách hàng.
- Lưu trữ dữ liệu làm việc dễ dàng với thời gian biểu.
- Hỗ trợ xuất thời gian biểu dưới dạng CSV.
- Tùy chỉnh hình nền, nhạc nền theo ý thích của bản thân.
- Lưu trữ những chu kỳ chưa kịp hoàn thành.
Focus Booster còn cho phép bạn lưu trữ các chu kỳ làm việc chưa hoàn thành để có thể tiếp tục vào hôm khác. Đây là tính năng vô cùng hữu dụng đối với những bạn lần đầu sử dụng đồng hồ Pomodoro.
Forest
Forest là một ứng dụng tập trung cực kỳ hiệu quả dành cho những bạn dễ bị xao nhãng bởi chiếc smartphone,
Cái tên Forest đã phần nào thể hiện ý tưởng của nhà phát hành mỗi khi bạn tập trung.. một cái cây sẽ được gieo trồng.
Nếu bạn thoát khỏi ứng dụng khi đang ở trong một chu kỳ tập trung.. cái cây sẽ không thể sinh sôi được nữa mà sẽ chết dần trong sự héo mòn.
Nếu bạn sử dụng phiên bản có trả phí bạn thậm chí còn có thể trồng cây thật ngoài đời bằng chính sự cố gắng của mình. Hiện nay đã có gần 2 triệu cây xanh được trồng nhờ phương thức này.
Bên cạnh đó, Forest còn được ưa chuộng bởi list nhạc nền cực chill giúp bạn làm việc với một tâm trí thoải mái và dễ chịu.
Tính năng nổi bật:
- Ý tưởng việc trồng cây ẩn dụ cho sự cố gắng khiến người dùng nâng cao động lực học tập và làm việc
- List nhạc nền cực chill giúp bạn làm việc trong tâm trạng thoải mái.
- Giao diện đẹp, dễ thương, dễ sử dụng, mỗi thành quả được biểu diễn dưới dạng một cái cây.
- Biểu đồ thống kê tần suất tập trung giúp bạn thuận tiện trong việc nắm bắt tình hình làm việc của bản thân
Forest không quá áp đặt tiêu chuẩn đồng hồ Pomodoro người dùng có thể cài đặt thời gian bao lâu tùy thích nên nếu bạn muốn dùng đồng hồ theo nguyên lý 25/5 thì bạn phải chỉnh thủ công
Bước tiếp theo
Bạn vừa học được cách làm việc việc hiệu quả với phương pháp Pomodoro từ A – Z. Và điều đó có nghĩa là bây giờ bạn có thể tự tin quản lý thời gian của mình được tốt hơn. Bằng cách sử dụng phương pháp Pomodoro này và tập trung làm việc một cách hiệu quả…
Hãy nhanh chóng tóm tắt lại những gì bạn được tìm hiểu qua bài viết này:
- Phương pháp Pomodoro là gì?
- Lý do tại sao nên sử dụng phương pháp này?
- Phương pháp này dành cho ai?
- Làm thế nào để áp dụng phương pháp này hiệu quả?
- Thêm vào đó, bạn cũng khám phá ra những ứng dụng để áp dụng phương pháp này được tốt hơn…
Nếu bạn đã biết đến một công cụ tốt, việc tiếp theo là bắt đầu làm. Và hoàn thành những chu trình của quả cà chua. Sau đó hãy tiếp tục cố gắng bước về phía trước, vì bây giờ bạn đã sẵn sàng để thành công hơn trong công việc (học tập).